Voilà un bien gros mot et qui en laisse plus d'un pantois. La dématérialisation est sortie du vocable de la science fiction pour entrer dans celui de l'administration. C'est même une obligation pour les collectivités locales, qui sont amenées à utiliser de moins en moins de papier. Et l'enjeu est de taille : un simple rapport, c'est jusqu'à 250 feuilles imprimées. Une commission du conseil départemental rédige quelque 50 rapports par séances, et se réunit pour environ 10 séances chaque année. En dématérialisant certaines procédures, notamment la signature des documents par les élus, c'est en tout 125 000 feuilles, soit l'équivalent de 15 arbres, qui auraient pu être économisés en 2019 rien que pour les rapports de commission.
De plus, chaque document doit être signé par plusieurs personnes. Un absent, une feuille perdue ou un imprévu quelconque peut jusqu'à présent retarder lourdement la publication d'un rapport ou d'un arrêté. Désormais, un élu en déplacement hors Mayotte pourra toujours consulter et signer un rapport grâce à une clé électronique personnelle, et légalement reconnue.
Pour sensibiliser les agents à ce changement profond dans le fonctionnement du Département, ce dernier a organisé ce lundi une matinale d'information, sous l'impulsion du service informatique du CD. "L'idée c'est de familiariser et alerter nos agents, car on est plus de 3000. Or, le passage au tout-numérique n'est pas évident pour tout le monde" explique Eric Decombe, chef du bureau aménagement numérique au conseil départemental de Mayotte. En plus des formations destinées à apprendre l'utilisation de certaines applications qui viendront remplacer les lourdes liasses de papier, il s'agissait dans un premier temps de "mettre en valeur ces applications".
Des données numérisées et disponibles en "open data"La numérisation sera donc pour le Département un considérable gain de temps et d'argent, mais ce sera aussi un bénéfice démocratique. Une fois les délibérations du conseil départemental dématérialisées, "on va pouvoir les retrouver en ligne, avec des recherches par mot-clé, commission ou thématique" vante Eric Decombe.
Par ailleurs, la dématérialisation ne concerne pas que les documents officiels, elle offre aussi des outils de visibilité sur les infrastructures du territoire. "Il y a aussi un observatoire du numérique avec toutes les infrastructures du département, qui sont mises en ligne. Et dès cette année, les infrastructures des communautés de communes et des opérateurs". En clair il deviendra possible de consulter précisément le nombre de kilomètres de fibre optique déployés par exemple. Que ce soit pour mieux choisir son logement, ou par simple souci de transparence. "On est sur des fonds européens, avec des indicateurs à respecter, reprend Eric Decombe. L'open data (données ouvertes) rend lisible par le public tout ce qui est financé par de l'argent public".
Maintenant que les outils sont en cours de déploiement, il reste, par le biais de formations et de tables rondes, à engager un nécessaire "changement de mentalités sur le fonctionnement. Jusqu'à maintenant, c'était beaucoup de paperasse, sans mise à disposition du public".
Un cercle vertueux attendu pour Antuat Abdourroihmane, directrice générale adjointe en charge de la gestion des ressources : "faute de visibilité, on a tendance à ne voir que ce qui est fait". La visibilité en temps réel permettra donc aux habitants de voir ce qui se bâtit autour d'eux.
Y.D.
