La première journée, le 9 juin, était consacrée aux directeurs du Département-Région. Ce mercredi, c’était une matinée professionnelle qui a réuni les archivistes, les référents archives des collectivités, les agents du Département-Région et les services de l’État autour d’un même sujet : mieux gérer et mieux préserver les archives publiques.

Les référents archives présents lors de cette journée ont pu échanger sur les bonnes pratiques, les règles à respecter et les responsabilités liées à la gestion des documents publics. « On leur rappelle la législation, on leur rappelle leur responsabilité », précise Maxence Habran, conservateur du patrimoine et directeur des Archives départementales de Mayotte. Car les archives ne sont pas seulement des papiers à ranger, elles permettent notamment de retracer des actions administratives.

Des archives papiers aux archives numériques

Le travail des archives évolue aussi avec les nouvelles technologies. Aujourd’hui, les documents ne sont plus forcément créés sur papier. Certains sont directement numériques dès leur création. « Les archives sont aussi une administration qui vit avec son temps ». Depuis plusieurs années, ils travaillent sur les questions d’archivage numérique et de numérisation des documents anciens.

Mais tout numériser n’est pas l’objectif, en effet, le directeur rappelle que les fonds représentent des volumes très importants. « L’intégralité des documents, ça représente plusieurs dizaines de millions de documents, voire une centaine, ne serait-ce qu’à Mayotte », explique-t-il.

L’idée est donc de faire des choix, certains documents très consultés pourront être numérisés pour limiter leur manipulation et les préserver. À terme, les Archives départementales de Mayotte souhaitent pouvoir diffuser certains documents en ligne afin de faciliter l’accès aux usagers.

Protéger les documents : un défi

La conservation des archives reste un défi quotidien. Les documents doivent être stockés dans de bonnes conditions, avec des espaces adaptés, des rangements appropriés et une attention particulière portée aux risques comme l’humidité et les intempéries.

« Si vous laissez vos documents par terre, si vous ne les mettez pas dans des rayonnages, si vous ne les identifiez pas forcément, si vous avez un dégât des eaux dans votre bâtiment comme ça a été le cas pendant Chido, vous allez avoir des dégâts qui peuvent être monstrueux », alerte Maxence Habran.

À Mayotte, cet enjeu est encore plus important car l’île a déjà connu des pertes importantes d’archives au cours de son histoire administrative. Lors du transfert de la préfecture de Dzaoudzi à Moroni à la fin des années 1950, puis au moment de l’indépendance des Comores, où une grande partie des archives a été détruite pour effacer le passé colonial. D’autres pertes ont aussi eu lieu lors de mouvements sociaux, notamment en 1992 avec l’incendie du service des domaines de l’État.

« On garde la mémoire »

Pour les professionnels qui travaillent avec des collections et des documents au quotidien, cette sensibilisation est essentielle. « Ça nous permet d’améliorer nos pratiques au niveau professionnel », explique Achoura Boinaidi, chef de service de conservation et recherche au musée de Mayotte (MuMa). Dans les services, de nombreux documents sont produits chaque jour et il faut savoir lesquels conserver, comment les classer et comment les protéger.

Parmi les difficultés rencontrées, elle cite notamment le manque d’espaces adaptés. La conférence lui a donc permis de découvrir des outils et des méthodes pour améliorer la gestion des documents.

Comme l’explique la cheffe de service, l’enjeu dépasse le simple rangement. « Pour Mayotte, c’est important de sauvegarder ces archives parce que c’est une mémoire ». Une mémoire du présent qui deviendra, dans quelques années, une partie de l’histoire du territoire.

Shanyce MATHIAS ALI.

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